Після подання документів для оцифрування трудової книжки на порталі Пенсійного фонду України заявник може відстежувати статус звернення у розділі «Мої звернення». Як повідомили у ПФУ, після завантаження даних у системі з’являється статус «Подано», що означає початок процесу оцифрування.
Далі, коли фахівці перевіряють документи, статус змінюється на «В роботі». У ПФУ пояснюють, що навіть якщо цей статус зберігається довго, це не свідчить про проблеми з документами: «Статус 'В роботі' означає, що Пенсійний фонд уже отримав ваші документи та прийняв їх до опрацювання. Це підтверджує, що звернення зареєстровано, а документи перебувають на одному з етапів перевірки. Найчастіше такий статус означає, що документи перебувають у загальній черзі на опрацювання».
Коли всі дані внесено до реєстру, статус змінюється на «Виконано» — це означає, що інформацію про стаж уже оцифровано. Якщо ж з’являється позначка «Скасовано виконання», це свідчить про неможливість опрацювати подані документи, наприклад, через неякісні скан-копії чи відсутність необхідних сторінок. У такому разі рекомендують перед подачею перевірити повноту та якість копій.
Чітких строків опрацювання документів немає: усе відбувається у загальній та пріоритетній черзі. Перевага надається тим, хто звертається для термінового підтвердження стажу — наприклад, при оформленні чи перерахунку пенсії. Якщо статус «В роботі» не змінюється, повторно подавати документи не потрібно, якщо вони були завантажені правильно.
П’ятирічний перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок завершився 10 червня 2026 року, але паперова книжка залишається чинним документом для підтвердження стажу. Штрафів за неоцифровану трудову книжку немає, документи й надалі приймають через вебпортал ПФУ. Основний ризик — можливе затягування оформлення пенсії через додаткову перевірку старих записів, особливо за періоди до 1 січня 2004 року.