Ведення військового обліку на підприємстві є обов’язком, встановленим законом, і його недотримання загрожує штрафами від територіальних центрів комплектування (ТЦК). Директор компанії повинен призначити відповідальну особу за цей облік і організувати належне ведення документації.

Закон України "Про військовий обов’язок і військову службу" та відповідний Порядок зобов’язують усі підприємства, установи та організації, окрім фізичних осіб-підприємців, вести військовий облік призовників, військовозобов’язаних і резервістів. Підприємства мають зберігати документацію, перевіряти військово-облікові документи при прийнятті на роботу, ознайомлювати працівників з правилами обліку, звіряти дані з ТЦК і повідомляти про кадрові зміни.

Як повідомляє 24 Канал, відповідальність за ведення військового обліку покладається на працівників кадрової служби або, за її відсутності, на осіб, які ведуть облік працівників. При цьому працівнику, який виконує ці обов’язки, має бути встановлена доплата до 50% посадового окладу. Підприємства самостійно визначають відповідальну особу та закріплюють її повноваження внутрішніми документами.

Найпоширеніші варіанти організації військового обліку — кадрова служба, бухгалтер або аутсорсинг. Кадрова служба забезпечує оперативне оновлення інформації та інтеграцію обліку у кадрові процеси. Бухгалтер часто не має часу для постійного контролю, а аутсорсинг допомагає мінімізувати помилки та своєчасно реагувати на зміни законодавства, особливо для малого та середнього бізнесу.

Під час перевірок ТЦК найчастіше виявляють відсутність відповідальної особи, невиконання розпоряджень щодо вручення повісток, відсутність журналів обліку, списків персонального обліку, звіряння даних, а також несвоєчасне повідомлення про кадрові зміни. За порушення передбачені штрафи від 34 до 59,5 тисяч гривень, а також підвищена увага з боку контролюючих органів.

Важливо розуміти, що наявність наказу про призначення відповідальної особи не гарантує належного ведення обліку. Під час перевірки оцінюють фактичний стан документації та виконання обов’язків підприємством.

Регулярний внутрішній аудит військового обліку допомагає виявити недоліки до офіційних перевірок. Його рекомендують проводити після кожного прийняття або звільнення працівника, зміни облікових даних, отримання нових документів, перед перевірками ТЦК, а також не рідше одного разу на квартал.

Практичні рекомендації для підприємств включають офіційне призначення відповідальної особи, визначення внутрішнього порядку роботи з військово-обліковими документами, перевірку документів нових працівників, своєчасне оновлення інформації, регулярний аудит та відстеження змін законодавства або залучення консультантів.

Військовий облік є важливою частиною кадрового адміністрування, що допомагає уникнути штрафів, спрощує проходження перевірок і забезпечує актуальну інформацію про працівників, що особливо важливо під час мобілізації та бронювання.